Kari Lilja, TkT, Erikoistutkija; Sirpa Sandelin, TkT, Yliopettaja; Sanna Lindgren, projektityöntekijä
Kun kirjoitan tätä, koronakriisi on vielä täydessä käynnissä. Suomen hallitus pitää lähes päivittäin tiedotustilaisuuksia, joissa käsitellään koronatilannetta ja tulevia toimenpiteitä. Televisioruudun täyttää joukko pääosin tummiin pukeutuneita naisia, joiden keskeltä kirkkaat väriläiskät ja reunoilta toisen sukupuolen satunnaiset edustajat pistävät silmään kuin kettu kanalassa. Samanlaisia tiedotustilaisuuksia on nähty eri puolilla maailmaa, mutta niissä ruudun eteen on astunut yleensä yksi henkilö, pääministeri tai presidentti asiantuntija-avustajansa kanssa.
Kumma kyllä, viestin sisältö on kulkenut useimmissa maissa samaa rataa: Ensin on vähätelty, ei tässä mitään hätää ole, tilanne on hallinnassa ja nykytietojen mukaan virus ei ole erityisen tarttuva… Sitten tulivat varoitukset ja kehotukset välttää suuria ihmisjoukkoja. Jonkin ajan kuluttua on jouduttu ottamaan täyskäännös ja ryhdytty perustelemaan kieltojen ja rajoitusten tarpeellisuutta. Syyn muuttuneeseen tilanteeseen saavat kantaa tiedemiehet, jotka eivät varoittaneet tarpeeksi tilanteen vakavuudesta.
Tosisiassa useimmat todelliset asiantuntijat vaativat järeitä sulkutoimia jo aikoja sitten.
Heitä ei vain kuultu, ei haluttu kuulla tai pahimmassa tapauksessa heidät vaiennettiin tai yritettiin vaientaa.
Suomalaisessa arjessa koko viestintään tuli oma sivujuonteensa Huoltovarmuuskeskuksen maskigaten kautta. Olennaiset kysymykset, kuten ”kuka tiesi”, ”mitä tiesi”, ”kuka tilasi”, ”mitä tilasi” ”kuka hyväksyi”, ja ”miksi” saattavat pysyä avoimina pitkään ja siten lisätä kansalaisten epätietoisuutta kriisin hoidon onnistumisesta. Kymmenen miljoonaa voi huoltovarmuuskeskuksen budjettivastaavien mielestä olla pikkusumma, mutta hengestään kamppailevalle pienituloiselle eläkeläiselle se on käsittämättömän suuri hukkaan heitettäväksi.
Myöhemmin oman soppansa keitti Business Finland jättämällä Huoltovarmuuskeskuksen tavoin taustat totaalisti tarkistamatta ja jakoi yritystoiminnan jatkuvuuden turvaamiseen tarkoitettua rahaa tiedotusvälineissä olleiden tietojen mukaan jopa yrityksille, joilla ei ole ollut liikevaihtoa.
Ei liikevaihtoa = ei toimintaa, jota tarvitsisi turvata.
Kaikki edellä mainittu on tietysti ajankohtaista ja tärkeää, mutta miten se liittyy blogimme teemoihin? Emme saa kommentoida sen enempää puolue- kuin päivänpolitiikkaakaan, vaikka joskus siihen olisi aihettakin. Kaikesta voi kuitenkin oppia, kun asiat siirtää yritysmaailmaan ja tarkastelee niitä yrittäjän kannalta. Esimerkiksi liikekumppanien taustojen kartoitus on yhtä tärkeätä yksin yrittävälle auto- tai kultasepänliikkeen yrittäjälle kuin monikansalliselle pankille. Siihen velvoittaa, paitsi terve järki, myös EU:n rahanpesudirektiivi ja sen velvoituksesta säädetty laki rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämisestä (https://finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2017/20170444). Karkeasti yksinkertaistaen: Jos on olemassa mahdollisuus, että maksat ostamistasi tai saat myymistäsi hyödykkeistä yli 10.000 euroa, tai että kauttasi kulkee pienempiäkin summia ilman vastinetta, sinun tulee tarkistaa kumppaniesi taustat ja dokumentoida ne riittävällä tarkkuudella. Sinun tulee myös ilmoittaa heränneestä epäilystä valvovalle viranomaiselle mieluummin liian aikaisin kuin myöhään.
Sen, miten yhteistyö jatkuu ilmoituksen tekemisen jälkeen, jos ilmoitus osoittautuu aiheettomaksi, lainsäätäjä on jättänyt ilmaan.
Koska laki koskee kaikkia, asiallinen yrittäjä ymmärtää tilanteen myös ollessaan ilmoituksen kohde, ja jatkaa yhteistyötä. Nythän kaikki on tarkistettu ja luottamus saatu. Valitettavasti tämä ei useimmiten ole mahdollista. ”Loukattu” kunnia vaatii hyvitystä. Pahimmassa tapauksessa seurauksena on syyte kunnianloukkauksesta, yhteistyön katkeaminen ja vuosien oikeuskierre, joka ei hyödytä ketään.
Paitsi juristeja.
Toinen, jonka soisi kiinnittävän yritysten ja yrittäjien huomiota, on ministerien ja muiden päättäjien esiintyminen. Olemme nähneet ääripäinä suoraan asiaan menevän, selkeäsanaisen ja lyhyitä kaikkien ymmärrettävissä olevia lauseita puhuvan nuoren pääministerin ja toisaalta huomattavasti kokeneemman, asiaa kiertävän ja kaartavan ja pahimmillaan omissa sanoissaan sekoavan ministerin esiintyvän samassa tiedotustilaisuudessa. On pääministerin esitys kuinka selvä tahansa, tilaisuus ei ole hallussa, jos hänen jälkeensä tuleva puhuja puhuu kierrellen ja kaarrellen eikä välttämättä pääse koskaan asiaan.
Viestintä on taitolaji.
Tilannetta voi verrata kaupantekoon, jossa myyjä ensin pohjustaa asiaa kertoen faktat ja saa asiakkaan ostopäätöksen kannalle, ja yrittäjä tai myyjän esimies, mielessään tietysti ajatus lyödä kauppa lopullisesti lukkoon, jaarittelee kaikenkarvaisilla anekdooteilla saaden asiakkaan unohtamaan, miksi hän pitikään juuri tätä tarjousta parhaana. Tällaisiakin tilanteita on tullut vastaan.
Aivan liikaa.
Puhumattakaan kriisiviestinnästä, joka yritysmaailmassakin on aivan oma taiteenalansa. Silloin, kun yrityksen pitäisi viestiä jostakin omalta kannaltaan negatiivisesta asiasta, vaikeusasteet ovat aivan toista luokkaa. Neuvoja ja neuvojia toki riittää. Aiheesta on kirjoitettu lukuisa joukko kirjoja, mm. Hannele Huhtala & Salli Hakala: Kriisi ja viestintä, Gaudeamus; Lilly Korpiola: Kriisiviestintä digitaalisessa julkisuudessa, Infor; Katleena Kortesuo: Riko lasi hätätilanteessa – kriisiviestinnän pikaopas johtajalle, Helsingin seudun kauppakamari, vain joitakin mainitaksemme. Lisäksi lukuisat viestintätoimistot ja erilaiset sivustot tarjoavat omaa osaamistaan niille, joilla on aikaa ja varaa maksaa siitä.
Monella yrittäjällä ei ole.
Lisäksi kaupalliset kriisiviestinnän ohjeet on usein suunnattu kertaluokkaa isommille yrityksille ja organisaatioille. Pienyrittäjät on jätetty oman onnensa nojaan. Onneksi kuitenkin tässäkin pääsee pitkälle maalaisjärjen maltillisella käytöllä ja seuraavan suuntaa antavan muistilistan soveltamisella.
- Ennakoi ja suunnittele. Laadi skenaarioita ja mieti, mitä toimenpiteitä kukin kauhukuva vaatii. Listaa toimenpiteet, mieti, kenen vastuulle mikin voisi kuulua, sovi vastuualueet ja varmista säännöllisesti, että kaikki muistavat, mitä kunkin vastuulle kuuluu. Harjoitelkaa.
- Määrittele, kuka esittää asiat ulospäin. Ulos voi olla vain yksi ääni.
- Kun jotain sattuu, määrittele viipymättä, kenelle siitä pitää ilmoittaa, kenelle siitä saa ilmoittaa, ketkä voivat olla siitä kiinnostuneita, ja kenelle / kenen kanssa asiasta ei lakien ja asetusten perusteella saa puhua sekä ne asiat / tiedot, joita kullekin taholle pitää, saa ja ei saa antaa. Esimerkiksi työtapaturman sattuessa säädöksissä on selvästi määritelty ne viranomaiset (Laki työsuojelun valvonnasta ja työpaikan työsuojeluyhteistoiminnasta, 20.1.2006/44, 7. luku; https://finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2006/20060044), joille tapaturmasta tulee ilmoittaa, mutta lähiomaiselle ilmoittaminen jää helposti unohduksiin.
- Puhu totta, oikaise mahdolliset virheet aikaisemmissa viesteissä tai julkisessa sanassa olleissa uutisissa heti, kun saat niistä tiedon, mutta älä antaudu juupas-eipäs -väittelyyn.
- Kerro aina se ja vain se, mitä tiedät, ja korosta, että kyseessä on tämän hetken tieto. Älä oleta, usko tai luule mitään. Paras viesti on lyhyt ja ytimekäs.
- Pysy vain asiassa. Älä puolustele ketään, älä syytä ketään, äläkä etenkään mustamaalaa ketään. Valitse sanat ja ilmaisut, jotka jättävät mahdollisimman vähän tilaa tulkinnoille.
- Jos kyseessä on esimerkiksi ympäristöä uhkaava tapahtuma, keskity ensi vaiheessa siihen, että sen vaikutukset ympäristöön ja muihin ihmisiin saadaan minimoitua. Informoi viranomaisia viipymättä, anna kaikki pelastustoimissa tarvittava tieto ja muu apu viranomaisten käyttöön.
- Ole aina tavoitettavissa.
- Muista, että julkisuus muuttuu viholliseksesi vasta, kun ja heti, jos jäät kiinni tietojen vääristelystä, peittelystä tai valehtelusta.
- Oikeiden ja aitojen tunteiden näyttäminen ei ole kiellettyä. Kukaan ei ole teflonia. Älä kuitenkaan näyttele tai liioittele.
Kukaan ei toivo, että edellä olevia tai vastaavia ohjeita joutuisi joku joskus soveltamaan. Mutta jos sellainen tilanne eteen tulee, on helpompi toimia, kun on harjoitellut asioita – edes mielessään.
Artikkeli on kirjoitettu Euroopan unionin Erasmus+ -ohjelman rahoittamien KAforHR- ja WWW&CE-hankkeiden sekä Interreg BSR-rahoitteisen Inbets-hankkeen puitteissa. Vastuu artikkelissa esitetyistä näkemyksistä on yksinomaan kirjoittajilla
