– mutta myös saada
Kari Lilja, TkT, Erikoistutkija; Sirpa Sandelin, TkT, Yliopettaja
English version: Click the link
Eihän tuota osta edes venäläinen, kommentoi elintarvikeosaston päällikkö ensimmäistä tekelettäni opetellessani 14-vuotiaana pakkaamaan irtotavarana tulleita salaatteja kuumamuovilaitteella. Laite saumasi ja kutisti elintarvikkeen ympärille kiedotun muovikalvon tiiviiksi pakkaukseksi, mutta jos laite oli liian kuuma tai pakattu tuote laitteessa liian pitkään, salaatin lehdet mustuivat. Kun opastusta ei ollut, oikeat otteet oli etsittävä yrityksen ja erehdyksen kautta. Perehdytys kun puuttui kokonaan, mutta ei siitä tässä enempää.
Nyt puhutaan palautteesta, sen antamisesta ja saamisesta.
Koska tähän ei voi kirjoittaa kaikkea, mitä sylki silloisen hetkellisen esihenkilöni suuhun toi, aloitus tuntuu ehkä platkulta. Todellisuudessa, kun kaikki verbaalinen anti ja naureskelu huomioidaan, kyseinen palaute tultaisiin tänä päivänä todennäköisesti tulkitsemaan epäasialliseksi. Siihen aikaan, siinä ympäristössä, se oli ihan normaalia. Vastaavaa, hyvinkin alentavaa, palautetta sai yleisesti koulussa, kotona ja työpaikoilla, jos jokin asia ei heti mennyt niin kuin piti. Siihen oli vain totuttu ja yleisesti ajateltiin, että herkimmätkin luonteet on syytä kovettaa ottamaan vastaan moitteet ja haukut, ivat ja pilkat suuttumatta.
Ei elämästä muuten selvinnyt hengissä.
Ollaksemme oikeudenmukaisia, kyllä silloinkin oli esimiehiä ja opettajia, joilta sai asiallista, positiivista, kannustavaa, ohjaavaa ja rakentavaa palautetta. Nämä antoivat hyvää mallia siitä, miten oikea palaute tuntui hyvältä ja motivoivalta. Toki ärräpäätkin toisia luonteita motivoivat, mutta useimmat tuntuivat ajattelevan, että kannattaako tässä yrittääkään, kun palaute on tuota luokkaa.
Olemme useimpien hankkeiden puitteissa lähestyneet opetusta ja työpaikoilla tapahtuvaa ohjausta eri näkökulmista. Havahduin vasta jokin aika sitten, kun alussa kuvattu episodi syystä tai toisesta palautui mieleeni, siihen, että palautteen antamisesta ja erilaisten palautetyylien vaikuttavuudesta ei juurikaan ole keskusteltu opetussuunnitelmia laadittaessa eikä myöskään kouluttajakoulutuksia suunniteltaessa ja toteutettaessa. Palaute on kuitenkin hyvin tärkeä osa oppimista, opetusta, ohjausta ja esihenkilötyötä.
Minkälaista sitten on hyvä palaute? Se on ihmistä kunnioittavaa, henkilökohtaista, kahdenkeskistä ja vastaanottajan huomioivaa. Palautteen sävy on positiivinen ja asiallinen ja palaute kohdistuu tekoon, ei ihmiseen. Palautteen tulisi olla johdonmukaista ja oikeassa suhteessa tekoon, virheeseen tai onnistumiseen. Ajantasainen palaute toimii parhaiten. Palaute on annettava heti, kun siihen on aihetta. Jos palaute annetaan tehdystä työstä, sen on oltava mahdolliset virheet toteavaa mutta ei tuomitsevaa, konkreettista ja kehityskohteet huomioivaa. Annettu palaute on aina perusteltava, kerrottava, mistä palaute annetaan, ja miksi asia on tärkeä. Palautteessa tulee kuitenkin aina olla kannustava ja tulevaisuuteen suuntaava pohjavire. Palautteen antamisen tulee olla jatkuvaa mutta ei jankuttavaa. Etenkään samaa hyvää suoritusta ei kannata kehua montaa kertaa.
Edellä olevat teesit – tai jotkut niistä – saattavat olla tuttuja koiranomistajille.
Mutta palautetta ei ainoastaan pidä osata antaa. Sitä pitää myös osata vastaanottaa. Ja siihen liittyy nykyään suuria ongelmia. Asiallinenkin palaute koetaan nykyään valitettavan usein asiattomaksi, kiusanteoksi tai pahimmillaan häirinnäksi. Vaikka se olisi positiivistakin. Tässä toki toimii, ainakin Juha Luotolan (SK 9.6.2024 ”Saako työkaveria enää halata”) mukaan katalysaattorina antajan ja saajan eri sukupuoli ja suuri ikäero. Jos hieman kärjistäen tulkitsee viestiä, toimittajan mielestä vanhemman miesoletetun on #metoon jälkeisessä maailmassa syytä olla erityisen varovainen, jos aikoo antaa palautetta nuorelle naisoletetulle. Tämä pätee toki muulloinkin, jos on syytä olettaa, että rakentava palaute tai kiitos hyvästä työstä ei lankea otolliseen maaperään.
Miten tähän on päästy?
Ilmeisesti kyse on luonnollisesta vastareaktiosta liian kauan kestäneelle ”ei haukku luita riko” -asenteelle. Ongelmaksi tuo joidenkin pehmoiluksikin kutsuma sietokyvyttömyys koituu silloin, kun selvästi virheelliseen toimintaan, joka aiheuttaa – tai saattaisi aiheuttaa – vaaraa, ei pystytä puuttumaan, koska pelätään palautteen vastaanottajan reaktioita. Ongelmia todennäköisesti ilmenee organisaation sisällä myös, jos positiivista palautetta ei pystytä antamaan sen takia että joudutaan pelkäämään sitä, miten vastaanottaja sen tulkitsee. Palautteen puute kun näkyy monien työpaikkojen työilmapiirimittauksissa punaisena hälytysmerkkinä.
On turha valittaa puuttuvasta palautteesta, jos odottaa sitä vain miellyttävänä pitämiltään henkilöiltä.
Ja sitä paitsi: Vastuu viestin tulkinnasta on aina kuulijalla. Jos kesällä kukkuva käki ärsyttää sinua, muista, että isoäitini, samoin kuin monet muut hänen sukupolvensa ihmiset, laski jäljellä olevat elinvuotensa siitä, kuinka monta kertaa käki kukkui. Kannattaa siis kuunnella tarkkaan. Jossain muualla käki saattaa tuoda täysin erilaista viestiä.
Hyvää kesää kaikille. Kukkukoon käki vielä satoja kertoja… noh, ainakin kymmeniä.
English version
You have to know how to give feedback, but also how to receive it
Not even a Russian would buy that, commented the head of the food department about my first trial when I was 14 years old and learning to pack salads, that came in bulk, with a heat-sealing device. The device sealed and shrunk the plastic film wrapped around the food into a tight package, but if the temperature was too hot or the packaged product was in the device for too long, the lettuce leaves turned black. When there was no guidance, the right grips had to be found through trial and error. The orientation was completely missing, but no more about that here.
Now let’s talk about feedback, giving and receiving it.
Since it is not possible to write everything that spit in the mouth of my immediate predecessor at the time, the beginning may seem like a platitude. In reality, when all the verbal abuse and banter is taken into account, the feedback in question would probably be interpreted as inappropriate today. At that time, in that environment, it was quite normal. Similar, very demeaning, feedback was generally received at school, at home and at workplaces if something was not immediately done as it was supposed to be done. It was just used to it, and it was generally thought that even the most sensitive natures should be hardened to accept reproaches and barks, moans and taunts without getting angry.
Otherwise, they wouldn’t survive.
To be fair, even then there were supervisors and teachers from whom I received factual, positive, encouraging, guiding and constructive feedback. These gave a good model of how the right feedback felt good and motivating. Of course, even foul words motivate some people, but most seemed to question that is it even worth trying when the feedback is of that kind.
Within the framework of most of our projects, we have approached teaching and workplace guidance from different perspectives. I realized only some time ago, when for one reason or another the episode described at the beginning came back to my mind, that there has not been much discussion about giving feedback and the effectiveness of different feedback styles when preparing curricula, nor when planning and implementing trainer trainings. However, feedback is a very important part of learning, teaching, guidance and supervisor.
Thus, what is good feedback like? It is respectful of people, personal, one-to-one and considerate of the recipient. The tone of the feedback is positive and matter-of-fact, and the feedback is directed at the action, not the person. The feedback should be consistent and in proportion to the act, mistake or success. Up-to-date feedback works best. Feedback must be given as soon as there is a reason for it. If feedback is given about the work done, it must be concrete and take into account areas for development, noting possible mistakes but not judging. The given feedback must always be justified, explain why the feedback is given, and why it is important. However, the feedback should always have an encouraging and future-oriented undertone. Giving feedback should be continuous but not boring. In particular, the same good performance should not be praised many times.
The above theses – or some of them – may be familiar to dog owners.
But you don’t just have to know how to give feedback. You also have to know how to receive it. And there are big problems with that today. Nowadays, even factual feedback is unfortunately often perceived as inappropriate, teasing or, at worst, harassment. Even if it is positive. Here, of course, at least according to Juha Luotola (SK 9.6.2024 ”Can you hug a colleague anymore”), the different gender of the giver and the recipient and the large age difference work as a catalyst. If you interpret the message a bit more pointedly, in the editor’s opinion, the older male postulated should be especially careful in the post-#metoo world if he is going to give feedback to the young female postulated. Of course, this also applies at other times, if there is reason to assume that constructive feedback or thanks for a good job will not fall on favourable ground.
How has it come to this?
Apparently, it’s a natural reaction to the ” bark doesn’t break bones” attitude that has lasted for too long. Problems may occur when intolerance, which some call coddling, causes that clearly incorrect behaviour that causes – or could cause – danger, cannot be intervened because of fear of the reactions of the recipient of the feedback. Problems will probably arise within the organization as well, if positive feedback cannot be given because one has to fear how the recipient will interpret it. A lack of feedback can be seen as a red alarm signal in the work atmosphere measurements of many workplaces.
It’s pointless to complain about missing feedback if you only expect it from people who you find pleasant.
And besides: The responsibility for interpreting the message always rests with the listener. If a cuckoo falling in the summer annoys you, remember that my grandmother, like many other people of her generation, calculated her remaining years by the number of times a cuckoo called. Thus, you should listen carefully. Somewhere else, the cuckoo might bring a completely different message.
Happy summer for everyone. May the cuckoo call hundreds more times… well, at least dozens.
Artikkeli on kirjoitettu Euroopan unionin rahoittamien BA&VET, Dig-Con, Easy Energy, Sustainabuild, WIN4SMEs ja Wood for Youth -hankkeiden puitteissa. Vastuu artikkelissa esitetyistä näkemyksistä on yksinomaan kirjoittajilla.
This article was written in the framework of the projects BA&VET, Dig-Con, Easy Energy, Sustainabuild, WIN4SMEs and Wood for Youth, funded by the European Union. The sole responsibility for the views expressed in this article lies with the authors.
