Kari Lilja, TkT, Erikoistutkija; Sirpa Sandelin, TkT, Yliopettaja
Kun kuulen sanan laatujärjestelmä, poistan varmistimen ja vedän liikkuvat taakse…
Olen jo vuosia saanut yritykseen tulevat laatukonsultit takajaloilleen toteamalla jo ensitapaamisessa, että ainoa asia minkä laatusertifikaatti takaa, on että samat virheet tehdään, mutta dokumentoidusti. Vastauksena on yleensä vastalauseiden vyöry jossa annetaan ymmärtää, että en ole ymmärtänyt laatujärjestelmän sisintä olemusta.
Päinvastoin.
Liian monta kertaa yritykset ja organisaatiot ovat ymmärtäneet laatujärjestelmän luomisen kertaluonteiseksi ponnistukseksi jossa kuvataan yrityksen toiminta panoksineen ja tuotoksineen prosessikaavioon ja listataan kaikki ne dokumentit, joita yritys saa, käyttää, tuottaa ja toimittaa edelleen varsinaisen tuotteen tai palvelun tuottamisen aikana. On totta, että nykytilanteen kuvaus on merkittävässä roolissa laatujärjestelmän luomisessa. Ja joskus tuntuu jopa siltä, että mitä kalliimmat konsultit, sitä enemmän painotutaan olemassa olevaan prosessiin ja sen ympärillä pyöriviin dokumentteihin. Toisinaan saattaa jopa unohtua kokonaan, mitä varten laatujärjestelmä luodaan.
Tulevaisuutta varten.
Laatutoiminnan ydinajatuksista tärkein on toiminnan kehittäminen ja jatkuva parantaminen. Siihen ei tarvita kalliita konsultteja prosessikaavioineen ja laatukäsikirjoineen. Riittää, että yrittäjä ja yrityksen jokainen työntekijä ymmärtää, että virheitä (laatusanaston termeillä ilmaistuna poikkeamia) tehdään ja saa tehdä, mutta niistä pitää oppia. Tärkeätä on myös sisäistää se, että organisaation sisällä havaituista ja itse esiin tuoduista poikkeamista maksetut oppirahat ovat paljon pienempiä kuin organisaation ulkopuolelle päässeiden poikkeamien aiheuttamat välittömät ja välilliset kustannukset.
Jos yritys tai muu organisaatio haluaa laatusertifikaatin, sen yleensä ISO-alkuisen numerosarjan, jolla se voi esittää sidosryhmilleen, että sen toiminta on auditointihetkellä täyttänyt sertifikaatin edellyttämät vaatimukset, astuvat kuvaan laatujärjestelmän luominen, laatukäsikirja, pakolliset dokumentit, joilla pyritään varmistamaan toiminnan pysyminen kuvatun mukaisena, ja säännölliset auditoinnit. Yritys, joka on sisäistänyt laatuajattelun ainakin osittain, pyrkii sertifikaatin saannin jälkeen ylläpitämään laatukäsikirjaa, prosessikaavioita ja dokumentteja niin, että prosesseissa tapahtuvat muutokset tulevat kuvatuiksi. Liian usein tämäkin jää tekemättä, ja dokumentaatio päivitetään vasta ennen seuraavaa (pelättyä) auditointia.
Mutta ainakin dokumentaatio on olemassa… Image by Shahid Abdullah from Pixabay
Aidosti laatusertifikaatin mukaisella tavalla toimiva yritys kehittää prosessejaan ja ylläpitää laatujärjestelmäänsä koko ajan. Poikkeamiin pyritään tarttumaan ja korjaaviin toimenpiteisiin ryhtymään ennakoivasti, proaktiivisesti. Virheitä ei pelätä vaan niistä opitaan. Henkilökuntaa koulutetaan ja kannustetaan toiminnan jatkuvaan kehittämiseen ja parantamiseen. Auditointi nähdään mahdollisuutena tarkastella toimintaa ulkopuolisen silmin ja tilaisuutena saada uusia kehitys- ja parannusideoita. Ikävä vaan, että tähän on mahdollisuus vain suurilla yrityksillä. Pienten yritysten rahkeet eivät moiseen riitä. Ei ole varaa.
Taas päinvastoin.
Yksi organisaation ulkopuolelle päässyt virheellinen tuote tai katkos palveluketjussa voi kaataa pienen yrityksen, vaikka suurempi konserni ei edes huomaisi poikkeaman seurauksia. Pienellä yrityksellä ei siis pitäisi olla varaa olla sisäistämättä laatutoiminnan periaatteita. Valitettavasti niitä, jotka hakevat sertifikaattia vain sertifikaatin vuoksi, on edelleen kaiken kokoisissa organisaatioissa.
Aidossa laadussa on kysymys siitä, miten omistajat, johto ja työntekijät ovat itse sisäistäneet laatuajattelun, ei siitä, mikä standardia yritys sanoo noudattavansa.
Artikkeli on kirjoitettu Euroopan unionin Erasmus+ -ohjelman rahoittaman KAforHR-hankkeen puitteissa. Vastuu artikkelissa esitetyistä näkemyksistä on yksinomaan kirjoittajilla.
