Kari Lilja, TkT, Erikoistutkija; Sirpa Sandelin, TkT, Yliopettaja
Osa 2: Hallitusammattilaisia PK-yrityksiin?
”Hallitusammattilaisena en voi olla mukana yrityksessä, joka kaatuu konkurssiin” on ollut erään hallitusammattilaisen viesti yritykselle, joka kaipasi pikaista saneerausta (Talouselämä 28/2018). Saneeraus käynnistettiin ja yritys pelastui. Hallituksen jäsenen ”ankara vastuu” ja konkurssin myötä tahriintuva nimi selittävät ammattilaisen viestin sävyn ja sanavalinnat. Samalla se kuitenkin panee pohtimaan, onko riskiä kaihtava hallitusammattilainen oikea valinta kaikille yrityksille.
Yritystoimintaan kuuluu riski. Aina. Riskin määrä on kuitenkin suurempi silloin, kun yritys on startup- tai kasvuvaiheessa, markkinoilla on isoja myllerryksiä tai alan tekninen tai markkinoiden kehitys vaatii uusia innovaatioita. Hallitusammattilaisista muodostuva hallitus voi tällaisissa tilanteissa olla liian turvallisuushakuinen, jarruttaa kehitystä ja jopa estää yritystä pääsemästä uuden teknisen trendin aallonharjalle, saamasta kilpailuetua tai ottamasta markkinaherruutta.
Mutta asioilla on myös toinen puolensa. Oikein valituilla hallitusammattilaisilla on kokemusta, osaamista ja suhteita, joita yritys tarvitsee myös ja ennen kaikkea vaikeina aikoina. Osaava ja kokenut hallituksen jäsen voi auttaa yritystä ja yrittäjää hakemaan uusia markkinoita, löytämään uusia tuoteideoita ja kehittämään olemassa olevia tuotteita sekä parantamaan toiminnan tehokkuutta ja kannattavuutta. Jos yrittäjä päättää koota hallituksen tai osan siitä ulkopuolisista, olivatpa nämä sitten virallisesti hallitusammattilaisia tai ei, hänen kannattaa jäseniä valitessaan panna painoa osaamisen ja kokemuksen monipuolisuudelle ja syvyydelle.
Hallitukseen kannattaa kutsua erilaisen koulutuksen ja taustan omaavia yksilöitä, joilla on pitkä kokemus omilta erikoisaloiltaan. Henkilön tunnettuus sen sijaan saattaa olla jopa taakka. Tehtäviä on voinut kertyä niin paljon, ettei hänellä ole aikaa perehtyä kaikkien yritystensä asioihin samalla tavalla, ja myös riskinsietokyky on voinut julkisuuden myötä heikentyä. mutta noudattaessaan hallitustyöskentelyn eettisiä normeja hän luonnollisesti osaa kieltäytyä tehtävistä, joissa hänen muut roolinsa voivat olla haitaksi yhtiölle.
Vapaaehtoisesti käpälälautaan
Ankarasta vastuusta seuraa myös se, että ketään ei tulisi määrätä hallitukseen pelkästään aseman, roolin tai sukulaisuuden perusteella. Hallituksen jäseneksi pyydetyllä tulee aina olla todellinen mahdollisuus kieltäytyä tehtävästä. Suositeltavaa on, että yrittäjä, joka rekrytoi hallitukseensa uusia jäseniä joko perheestä, yrityksestä tai ulkopuolelta, kävisi aina ennen nimeämistä alkukeskustelun, jossa selvitettäisiin yrityksen ja yrittäjän tilanne, riskit, mahdollisuudet, tavoitteet ja visiot, hallituskandidaatin omat näkemykset tilanteesta, riskinsietokyky ja –halu, tavat reagoida yllättäviin tilanteisiin sekä mahdollisuudet allokoida aikaansa hallitustyöskentelyyn. Nimeäminen tapahtuisi vasta, kun molemmat osapuolet ovat vakuuttuneita siitä, että valinta on oikea ja yhteistyö tulee sujumaan.
Samaa prosessia voidaan soveltaa myös toimitusjohtajan valintaan normaalin rekrytointiprosessin jälkeen. Yrittäjän tulisi myös varautua kohtuullisten palkkioiden maksamiseen ja riittävien vastuu- ja oikeusturvavakuutusten ottamiseen hallituksen jäsenille. Tämä on lounaspalkalla toimiviin pankinjohtajajäseniin tottuneille vanhemmille yrittäjille monesti se kovin pala. Kannattaa kuitenkin miettiä, olisiko yrittäjä itse vastaavassa tilanteessa valmis riskeeraamaan kotinsa ja maineensa – ainakaan ilmaiseksi.
Ei vain nimiä tilinpäätöksiin…
Osakeyhtiölain mukaan hallituksen on kokoonnuttava kerran vuodessa vahvistamaan tilinpäätös. Käytännössä tämäkin pienissä yrityksissä usein hoidetaan nimien keruuna eikä aktiivisena kokouksena. Yrittäjä, joka kokee hallituksen ainoaksi rooliksi sen laissa erikseen säädetyn tehtävän eli tilinpäätöksen allekirjoituksen, saattaa hyvinkin vastata, että yrityksellä on toimiva hallitus, kun se kerran vuodessa allekirjoituksillaan vakuuttaa verottajalle ja suurelle yleisölle tilinpäätöksen antavan oikean ja riittävän kuvan yrityksen toiminnasta ja taloudellisesta tilanteesta.
Todellisuudessa tilanne on toinen.
Toimiva hallitus kokoontuu säännöllisesti useamman kerran vuodessa. Sillä on kokouksille selkeä esityslista – agenda. Vähintään päätökset kirjataan pöytäkirjaan, mielellään keskustelukin, ainakin isommissa hankkeissa ja riskirajoilla toimittaessa, jotta jälkeenpäin pystytään osoittamaan hallituksen toimineen ”huolellisen miehen tavoin”, ja pöytäkirjat tarkastetaan, numeroidaan ja säilytetään osakeyhtiölain edellyttämällä tavalla.
Esitetty malli saattaa tuntua työläältä, mutta kun se on lähtenyt pyörimään, moni yrittäjä on huomannut sen maksavan vaivan ja hintansa takaisin toiminnan tehostumisena, raportoinnin parantumisena ja yrityksen kasvuna. Selkeä toimintatapa, hallituksen vuosikello ja hyvä raportointi myös motivoivat päteviä hallituksen jäseniä pysymään hallituksessa ja auttavat yrittäjää löytämään uusia, jos sitä tarvitaan. Lisäksi yrittäjän omaa aikaa ja resursseja vapautuu käytännön yritystoiminnan pyörittämiseen. Myös erilaisessa viranomaisasioinnissa ja jopa verotarkastuksissa yritykselle on etua siitä, että virkamies näkee yrityksen hallituksen olevan toimiva elin eikä pelkkä kumileimasin.
Hallituksen tärkein tehtävä
Hallituksen tärkein tehtävä ei suinkaan ole tilinpäätöksen allekirjoitus. Toimivan hallituksen tärkein rooli on olla yrittäjän ja toimitusjohtajan sparraaja, kuten edellä sanottiin. Vaikeiden, jopa kiusallisten, kysymysten esittäminen käytännön toimintaa pyörittäville, rakentavan ja positiivisen palautteen ja tarvittaessa kritiikinkin antaminen, strategiseen päätöksentekoon osallistuminen ja yrityksen tulevaisuuden rakentaminen ovat toimivan hallituksen tärkeimpiä tehtäviä. Tehtävien kannalta on hyvä, jos hallituksessa on monen alan asiantuntijoita, eri luonteisia ihmisiä, visionäärejä ja maalaisjärjen käyttäjiä. Hallituksen puheenjohtajan tehtävä on pitää tämä sekalainen seurakunta sovussa ja järjestyksessä ja valvoa sitä, että toimitusjohtaja – jos yrityksessä on sellainen – tai yritys muuten huolehtii hallituksen päätösten täytäntöönpanosta.
Sarjan seuraavassa osassa käsitellään toimitusjohtajan ja hallituksen välistä suhdetta ja toimitusjohtajan roolia.
Artikkeli on kirjoitettu Euroopan unionin Erasmus+ -ohjelman rahoittaman KAforHR-hankkeen puitteissa. Vastuu artikkelissa esitetyistä näkemyksistä on yksinomaan kirjoittajilla.
