Kari Lilja, TkT, Erikoistutkija; Sirpa Sandelin, TkT, Yliopettaja
Hyvä hallintotapa
Olemme osakeyhtiön toimielimiä ja johtoryhmää käsitelleissä artikkeleissa viitanneet hyvään hallintotapaan. Koska käsite ei ole kaikille tuttu, ja monet mieltävät sen vain julkiselle sektorille kuuluvaksi rasitteeksi, uhraamme sille yhden artikkelin verran aikaa ja bittitilaa.
Yhdellä lauseella määriteltynä hyvän hallintotavan mukainen hallinto on ammattimaista, riippumatonta, puolueetonta, asiallista, tasapuolista, oikeudenmukaista, lainsäädäntöön perustuvaa avointa ja perusteltua johtamista ja hallintoa.
Ammattimainen toiminta on sitoutunutta, vastuuntuntoista, tosiasioihin ja normeihin perustuvaa toimintaa. Ammattimaisesti toimiessaan päätöksentekijä perustaa päätöksensä ja ratkaisunsa todistettavissa oleviin tosiasioihin, ei esimerkiksi kuulopuheisiin, huhuihin tai ennakkoluuloihin.
Riippumattomuus tarkoittaa, että päätökset tehdään itsenäisesti. Tämä ei tarkoita, etteikö asiantuntijoita saisi tarpeen mukaan kuulla ja käyttää päätösten valmistelussa, mutta heidän tehtävänsä on vain kertoa tosiasiat joihin päätöksen tulisi perustua, ei vaikuttaa itse päätökseen.
Puolueeton päätöksenteko ei ota huomioon päätökseen mahdollisesti liittyviä poliittisia tai muita etupiirijakoja, sukulais- tai ystävyyssuhteita tai alueellisia kysymyksiä, ellei päätöksen luonne ja asiaan liittyvä lainsäädäntö sitä nimenomaan edellytä.
Päätöksenteko on asiallista silloin, kun siihen ei liity uhkailua, painostusta, kiristystä tai lahjontaa eivätkä olosuhteet, joiden vallitessa päätös tehdään, ole oikeustoimilain tarkoittamalla tavalla hyvien tapojen tai kunnianvastaisia. Päätöksen seuraukset eivät myöskään saa olla kohtuuttomia sille taholle, jota päätös koskee, ellei tämä itse ole vaikuttanut omaan tilanteeseensa.
Toiminta on tasapuolista silloin, kun tehtyjen ratkaisujen tarkoituksena ei ole tietoisesti suosia ketään tai loukata kenenkään oikeuksia. Ulkoiset olosuhteet, esimerkiksi lainsäädäntö, voivat kuitenkin johtaa siihen, että päätös de facto syrjii tai suosii osaa päätöksen kohteena olevista tahoista.
Esimerkkinä tästä on tilanne, jossa työnantaja joutuu valitsemaan kahdesta tasaveroisesta mutta eri sukupuolta olevasta hakijasta joista toinen, miespuolinen, on esimerkiksi vammainen tai maahanmuuttaja. Koska tasa-arvolaki sisältää yksiselitteisemmän käännetyn todistustaakan työnantajalle ja ehdottomamman tiedonsaantioikeuden itsensä syrjityksi kokeneelle kuin yhdenvertaisuuslaki, saattaa ratkaisu tällaisessa tilanteessa kääntyä todennäköisemmin naispuolisen hakijan eduksi. Tällöin ei ole noudatettu hyvää hallintotapaa, koska on annettu toissijaisten tekijöiden (Mahdollisuus puolustautua, jos valitsematta jäänyt riitauttaa valinnan) vaikuttaa päätöksentekoon.
Oikeudenmukainen toiminta ei loukkaa kenenkään oikeuksia. Kunnia annetaan sille, jolle se kuuluu. Syy-seuraus –yhteyden pitäisi olla selvä, ja esimerkiksi palkitsemisten ja sanktioiden tulisi olla kohtuullisia suhteessa tekoihin ja kohdistua todellisiin tekijöihin.
Toiminnan pitää perustua lainsäädäntöön ja sitä alemman tason normeihin jotka antavat päätöksen tekijälle ja toimeenpanijalle asianmukaiset valtuudet. Myös päätettyjen toimien tulisi olla lainmukaisia. Työnantaja ei voi esimerkiksi päättää, että viivästymisestä seuraa ruumiillinen rangaistus, julkinen nuhtelu tai muu laissa kielletty sanktio.
Päätöksenteon tulisi olla avointa. Päätösten ja ratkaisujen tulisi olla sellaisia, että ne pystytään esittämään ja perustelemaan kenelle tahansa asiasta kiinnostuneelle. Vaikka etenkin yksityinen sektori vetoaa siihen, että päätökset eivät ole julkisia, se on harvoin laillinen peruste kieltäytyä tietojen luovuttamisesta asiasta kiinnostuneelle, ja etenkin asianosaiselle. Tietojen salaaminen yrityssalaisuuteen tai henkilötietolakiin ja tietosuojadirektiiviin vedoten on kuitenkin valitettavan yleistä ja syö osaltaan uskoa yrityksen toiminnan lainmukaisuuteen.
Päätös tulisi aina pystyä perustelemaan. Pelkkä musta-tuntuu ei ole hyvän hallintotavan mukainen perustelu, vaan perustelun täytyy sisältää konkreettiset tiedot siitä, miksi tehty ratkaisu oli yrityksen tai ratkaisun kohteen kannalta paras tässä tilanteessa ja näillä tiedoilla tehtynä.
Hyvä hallintotapa on tapa, jolla sinäkin toivoisit asioita ratkaistavan silloin, kun et tunne ketään asioista päättävää etkä ketään päätöksen kohteena olevaa, mutta tiedostat, että päätös tai ratkaisu voisi koskea myös sinua tai kohdistua myös sinuun.
Hyvän hallintotavan mukaisia käytäntöjä ovat esimerkiksi
- Yksi yli –periaate: Kukaan ei päätä omista eduistaan eikä esimies oman välittömän alaisensa eduista.
- Päätökset perusteluineen kirjataan pöytäkirjaan tai päätösmuistioon
- Virheet myönnetään ja korjataan oma-aloitteisesti viivytyksettä, kun ne on havaittu
- Kukaan ei vastaa asioista, joihin hänellä ei ole valtaa vaikuttaa
Artikkeli on kirjoitettu Euroopan unionin Erasmus+ -ohjelman rahoittaman KAforHR-hankkeen puitteissa. Vastuu artikkelissa esitetyistä näkemyksistä on yksinomaan kirjoittajilla.
