Kari Lilja, TkT, Erikoistutkija; Sirpa Sandelin, TkT, Yliopettaja; Sanna Lindgren, projektityöntekijä
”Herra, anna heille anteeksi, sillä he eivät tiedä, mitä tekevät.” Tämä Jeesuksen rukous ristiinnaulitsijoidensa puolesta tuli joskus mieleen lukiessani tilintarkastajana taloyhtiöiden Ja PK-yritysten hallitusten pöytäkirjoja. Raamatullisen mielleyhtymän syynä oli yleensä teksti, jonka sanamuodot johtivat aivan eri suuntaan, kuin mihin taustatiedot ja esimerkiksi päätöksen tarkoitus olisivat edellyttäneet.
Ei ole sama, mitä pöytäkirjoihin kirjataan.
Etenkin, jos kirjataan muutakin kuin pelkkiä päätöksiä. Pöytäkirjoihin kirjatut perustelut ovat yhtä juridisesti vakavia ja varteenotettavia kuin tehdyt päätökset. Niihin perustuen voidaan esittää vaatimuksia organisaatiolle ja pahimmillaan nostaa rikosjuttuja tai siviilikanteita. Asunto-osakeyhtiöiden kohdalla ongelmia aiheuttavat erityisesti varoitus- ja haltuunottoasioissa tehdyt kirjaukset. Liian usein hallitus, isännöitsijä tai sihteeri on kirjannut muiden asukkaiden tekemiä valituksia pöytäkirjaan muodossa, joka joko tekee väitteistä oletusarvoisesti tosia, tai joka antaa ymmärtää hallituksen esittävän kyseiset väitteet. Syyte kunnianloukkauksesta tai yksityiselämää loukkaavan tiedon levittämisestä ei sellaisessa tapauksessa ole kaukaa haettu mahdollisuus vaan realistinen uhka.
Ja kuvitellaanpa, että tuotannollinen yritys päättää maksaa tulospalkkion tuottavuuden noususta ja päättää edelleen, että tulospalkkio maksetaan henkilöiden palkkojen suhteessa. Tähän saakka tilanne on hallinnassa, palkka on suosituin ja helpoin provision tai tulospalkkion määrän määräytymisperuste. Mutta jos yritys sitten, peläten pienipalkkaisimpien reaktioita, kirjoittaa päätöksen perusteluksi esimerkiksi ”…koska palkka kuvaa henkilön tuottavuutta parhaiten”, ollaan pettävällä suolla. Kun yritys hyväksyy henkilön tuottavuuden mitaksi tämän palkkatason, se samalla hyväksyy sen, että henkilön palkkatason on määräydyttävä hänen tuottavuutensa mukaan. Ja tuottavuuden määritelmiä on monia. Tuon kirjauksen jälkeen vähänkin pätevämpi juristi löytää perustelut sille, miten hänen asiakkaansa palkkataso on alakantissa hänen tuottavuuteensa nähden, ja vaatii palkan tarkistamista.
Ei vain kirjatuilla asioilla, vaan myös valituilla sanoilla on merkitystä.
Tämä vanha totuus on tullut mieleen monen monta kertaa korona-ajan käyttäytymistä ihmetellessä ja ohjeita ja suosituksia lukiessa. Jos pyydetään välttämään hissin käyttöä ja samalla annetaan suositus maksimimäärästä, tai jos pyydetään huomioimaan vain ylös- tai alaspäin kulku (vastaan tulevalla liikenteellä ei siis ole mitään väliä), annetaan ristiriitaista ohjeistusta. Ja kun ristiriitaisten ohjeiden määrä on riittävä, tai annetut ohjeet tai määräykset ovat sellaisia, että niitä ei pysty noudattamaan tai valvomaan, ihmisten luontainen taipumus pyrkiä noudattamaan sosiaalisia normeja lopahtaa. Sen jälkeen ohjeiden merkitys on pelkkä nolla.
Tämä on viime vuosina monesti unohtunut jopa valtakunnan ylimmissä, lakeja kirjoittavissa ja säätävissä elimissä. Sen seurauksena meillä on paljon lakeja, määräyksiä ja ohjeita, joiden kirjaimellinen noudattaminen on vähintäänkin hankalaa.
Lakien, ohjeiden ja määräysten kunnioitus murenee.
Ilmiö on tuttu myös pienemmissä ympyröissä, perheen piirissä, työpaikoilla, kouluissa… Ristiriitainen tai epäselvä ohjeistus ei pitkällä tähtäimellä edistä toivotun käyttäytymisen muodostumista ja säilymistä. Armeijan hierarkia, yksiselitteinen komentokieli ja vaatimus ainakin lähes täydellisestä kuuliaisuudesta ovat monelle nykyihmiselle myrkkyä. Kriisitilanteessa ne ovat kuitenkin edellytys tilanteen hallintaan ja siitä selviytymiseen. Normaalioloissakin niistä yksi on osoittanut tarpeellisuutensa: Yksiselitteinen ja mahdollisimman vähän tulkinnanvaraa jättävä ilmaisu viestinnässä, ohjeissa ja ohjauksessa.
Yrityksissä ja muissa työnantajaorganisaatioissa tähän törmätään jatkuvasti. Työntekijälle täytyy pystyä kertomaan mahdollisimman yksiselitteisesti, mitä tämän pitää tehdä, miten, ja mitä odotetaan lopputulokselta. Kertominen voidaan toki hoitaa monella tavalla, suullisesti, työkortilla tai määräyksellä, näytön ruudulla tai vain sanomalla mitä on tilattu ja luottamalla siihen, että työntekijän oma kokemus ja tieto takaavat, että se, mitä on tilattu, myös saadaan.
Varmuus toimituksen oikeellisuudesta on monella alalla elinehto.
Joka tapauksessa vastuu viestin ymmärtämisestä jää viime kädessä vastaanottajalle. Jos viesti on epäselvä tai hämärä, se jättää enemmän varaa omille tulkinnoille ja vastaanottaja, jolle tulkintavastuu on annettu, ottaa myös tulkintavallan. Sen varmistamiseksi, että viesti ymmärretään lähettäjän tarkoittamalla tavalla, voi viestin lähettäjäkin toki tehdä paljon käyttämällä selkeitä ilmaisuja ja varmistamalla, että itse ymmärtää käyttämiensä sanojen ja ilmaisujen merkityksen.
Laiha lohtu väärinkäsityksen sattuessa kohdalle on, että kaikesta edellä mainitusta huolimatta vastaanottaja yleensä tulkitsee viestin itselleen soveliaalla tavalla.
Artikkeli on kirjoitettu Euroopan unionin Interreg BSR -ohjelman rahoittaman Inbets-hankkeen puitteissa. Vastuu artikkelissa esitetyistä näkemyksistä on yksinomaan kirjoittajilla.
